Dosarul PSI în 2026: ce documente trebuie să aibă firma și ce este doar „după caz”

Când un administrator caută „dosar PSI complet”, găsește frecvent liste cu zeci de documente prezentate ca obligatorii pentru absolut orice firmă. În realitate, legislația nu funcționează așa.

Normele generale de apărare împotriva incendiilor aprobate prin OMAI nr. 163/2007 vorbesc despre acte de autoritate, documente și evidențe specifice și stabilesc cerințe diferite în funcție de categoria operatorului economic, numărul de salariați, activitate, construcție, instalațiile existente și alte obligații aplicabile obiectivului.

Prin urmare, un birou cu câțiva salariați nu trebuie tratat documentar identic cu un hotel, un depozit de substanțe periculoase, un centru comercial sau o unitate de producție prevăzută cu instalații complexe de securitate la incendiu.

Există în lege un singur „dosar PSI obligatoriu”?

Nu există un document unic, standard, intitulat legal „Dosar PSI”, identic pentru toate societățile comerciale.

OMAI nr. 163/2007 reglementează actele de autoritate emise de administrator și documentele și evidențele specifice privind apărarea împotriva incendiilor. În practică, acestea sunt grupate într-un dosar sau într-un sistem de evidență pentru a putea fi administrate, actualizate și prezentate ușor la control.

Diferența este importantă: obligația legală privește documentele și măsurile aplicabile firmei, nu cumpărarea unui „pachet PSI universal”.

La fel, un control nu înseamnă doar deschiderea unui biblioraft. În ghidul despre ce verifică ISU la un control explicăm de ce documentele trebuie să corespundă situației reale din teren.

De ce două firme pot avea dosare PSI diferite?

Documentația se stabilește în raport cu situația concretă a operatorului economic. Contează, printre altele:

• numărul de salariați;
• tipul activității;
• numărul și destinația spațiilor;
• numărul de utilizatori;
• existența substanțelor sau materialelor periculoase;
• existența lucrărilor cu foc deschis;
• mijloacele și instalațiile de securitate la incendiu;
• existența unui serviciu privat pentru situații de urgență, acolo unde este obligatoriu;
• necesitatea avizului sau autorizației de securitate la incendiu;
• existența unor reglementări PSI specifice domeniului de activitate;
• contractele de închiriere sau situațiile în care mai multe entități utilizează aceeași clădire.

De aceea, numărul de documente dintr-un dosar nu este un indicator al calității. Un dosar de 100 de pagini poate fi greșit pentru firmă, iar unul mult mai compact poate fi corect dacă reflectă toate obligațiile aplicabile obiectivului respectiv.

Ce diferențiere face OMAI 163/2007?

Normele generale fac o diferențiere expresă în zona documentelor și evidențelor.

Art. 17 și 18 reglementează un set amplu de acte de autoritate, documente și evidențe pentru operatorii economici și instituțiile care intră în categoria prevăzută de art. 20 alin. (1). Norma raportează această categorie la numărul de salariați stabilit de lege pentru întreprinderile mici.

Pentru anumite entități care nu intră în această categorie, art. 20 alin. (2)–(3) prevede o structură distinctă de documente și evidențe.

Această diferențiere nu trebuie însă folosită ca o scurtătură de tip „am mai puțin de X angajați, deci nu mai am obligații PSI”. Cerințele specifice activității, construcției, instalațiilor sau altor reglementări aplicabile pot genera obligații suplimentare indiferent de dimensiunea firmei.

Documentele de organizare a activității PSI

În funcție de categoria firmei și de obligațiile care îi sunt aplicabile, zona de organizare poate cuprinde acte și documente precum:

• stabilirea modului de organizare și a responsabilităților privind apărarea împotriva incendiilor;
• instrucțiuni de apărare împotriva incendiilor;
• atribuțiile salariaților la locurile de muncă;
• reglementarea lucrului cu foc deschis și a fumatului;
• organizarea instruirii personalului;
• reguli și măsuri pentru utilizarea, manipularea, transportul sau depozitarea substanțelor periculoase, dacă există;
• stabilirea persoanelor/structurilor cu atribuții PSI, potrivit situației firmei;
• organizarea apărării împotriva incendiilor la locurile de muncă.

Nu toate denumirile de mai sus trebuie transformate mecanic în câte o „decizie” separată pentru orice microfirmă. Forma documentară trebuie stabilită potrivit prevederilor aplicabile firmei și structurii reale a activității.

Instruirea în domeniul situațiilor de urgență

Documentația PSI trebuie corelată cu instruirea personalului. Nu este suficient ca instrucțiunile să existe în dosar dacă salariații nu au fost instruiți potrivit reglementărilor aplicabile.

În funcție de situație, evidența poate include:

• dispoziția/organizarea instruirii;
• tematicile;
• materialele de instruire;
• fișele individuale de instructaj;
• documentele aferente diferitelor categorii de instruire;
• verificările și evidențele privind efectuarea instruirii.

Conținutul instruirii trebuie să fie adaptat activității și locului de muncă, astfel încât personalul să cunoască măsurile de prevenire, modul de alarmare, evacuare și acțiune în caz de incendiu.

Documentele care apar numai dacă situația firmei le cere

Aici apar cele mai multe erori în „listele de dosar PSI” publicate pe internet. Multe documente sunt reale și prevăzute de legislație, dar asta nu înseamnă că sunt obligatorii pentru orice firmă.

Avizul și autorizația de securitate la incendiu

Se păstrează și se prezintă atunci când obiectivul se încadrează în categoriile pentru care legislația impune avizare sau autorizare.

Nu orice SRL și nu orice spațiu necesită automat autorizație ISU. Obligația se stabilește după caracteristicile construcției, amenajării și lucrărilor realizate.

Scenariul de securitate la incendiu

Poate face parte din documentația tehnică specifică acolo unde legislația îl impune.

Nu este însă un document pe care trebuie să îl „producă” orice firmă doar pentru că are salariați și nu trebuie prezentat ca serviciu de întocmire ZOTAS. Scenariul face parte din zona documentației tehnice de proiectare și se elaborează și semnează potrivit competențelor profesionale prevăzute de reglementările aplicabile.

Planul de evacuare

Planul de evacuare face parte dintre planurile de protecție împotriva incendiilor, dar obligația de întocmire se stabilește în funcție de tipul spațiului și numărul persoanelor, precum și de eventualele reglementări specifice aplicabile activității. Am detaliat separat când este obligatoriu planul de evacuare.

Planul de intervenție

Planul de intervenție este un document distinct de planul de evacuare. Normele generale prevăd întocmirea lui pentru asigurarea desfășurării operațiunilor de intervenție în condiții de operativitate și eficiență și prevăd avizarea sa de către inspectoratul pentru situații de urgență.

Nu confunda planul de intervenție cu un simplu desen afișat pe perete.

Planul de depozitare și evacuare a materialelor periculoase

Este relevant pentru încăperile în care se află materiale clasificate conform legii ca fiind periculoase și se întocmește potrivit cerințelor specifice acestora.

Faptul că acest tip de plan apare în Normele generale nu înseamnă că un cabinet, un birou sau o societate fără asemenea materiale trebuie să creeze artificial unul.

Documentele instalațiilor PSI

Dacă obiectivul este echipat cu instalații de detectare, semnalizare, alarmare, stingere sau alte sisteme cu rol de securitate la incendiu, documentația trebuie să reflecte existența și exploatarea acestora.

Pot fi relevante, după caz:

• registrele instalațiilor;
• documentele de verificare și mentenanță;
• documentele operatorilor autorizați;
• graficele de verificare și întreținere;
• documentele tehnice și de conformitate.

Pentru anumite instalații nefuncționale, modificările PSI din 2026 au introdus obligații suplimentare care trebuie reflectate și în modul în care firma gestionează documentar defecțiunile.

Serviciul privat pentru situații de urgență

Documentele privind serviciul privat pentru situații de urgență sunt relevante numai în situațiile în care firma are obligații privind constituirea sau asigurarea unui asemenea serviciu.

Planurile de protecție nu înseamnă doar planul de evacuare

OMAI nr. 163/2007 include în categoria planurilor de protecție împotriva incendiilor:

1. planul de evacuare a persoanelor;
2. planul de depozitare și evacuare a materialelor clasificate ca periculoase;
3. planul de intervenție.

Fiecare are un scop diferit și fiecare se întocmește numai în condițiile în care este aplicabil.

Evidențele care demonstrează că activitatea PSI chiar se desfășoară

Pe lângă actele inițiale de organizare, dosarul trebuie să poată demonstra și activitatea desfășurată în timp. În funcție de obligațiile firmei, pot fi relevante:

• fișele de instruire;
• evidența permiselor de lucru cu foc;
• rapoarte ale controalelor preventive proprii;
• măsuri rezultate din controale;
• dovezi privind remedierea neconformităților;
• evidența exercițiilor de evacuare;
• evidența exercițiilor de intervenție și concluziile acestora;
• grafice și documente de întreținere/verificare;
• documentele controalelor ISU anterioare;
• actualizările dispozițiilor și responsabilităților.

Asta este diferența dintre un dosar creat o singură dată și o activitate PSI administrată efectiv.

Când trebuie actualizată documentația PSI?

OMAI nr. 163/2007 prevede actualizarea documentelor și evidențelor de către persoanele care le-au întocmit și aprobat atunci când:

• se modifică actele normative sau reglementările tehnice care au stat la baza lor;
• se modifică personalul cu atribuții stabilite prin documente;
• apar modificări ale construcțiilor sau instalațiilor;
• se schimbă specificul activității.

Prin urmare, nu există logica „am făcut dosarul acum cinci ani și este valabil pentru totdeauna”.

În același timp, nu inventăm nici o obligație generală de „refacere completă anuală” dacă legislația nu o cere. Documentele se verifică și se actualizează atunci când situația juridică sau reală o impune.

Ce se întâmplă dacă firma își schimbă sediul sau activitatea?

Mutarea într-un alt spațiu este un exemplu clasic în care documentația nu poate fi preluată mecanic de la vechiul sediu.

Trebuie reevaluate, după caz:

• căile de evacuare;
• mijloacele PSI;
• organizarea la locul de muncă;
• instrucțiunile;
• responsabilitățile;
• instalațiile existente;
• necesitatea planurilor;
• situația avizării/autorizării;
• riscurile specifice activității în noul spațiu.

La fel se procedează dacă firma adaugă activități noi, utilaje, depozitare, substanțe periculoase, compartimentări sau alte elemente care modifică situația inițială.

Cine răspunde pentru organizarea documentației PSI?

Administratorul operatorului economic sau conducătorul instituției are obligații proprii privind organizarea apărării împotriva incendiilor. Externalizarea unor activități sau desemnarea unor persoane cu atribuții nu transformă responsabilitatea administratorului într-o responsabilitate inexistentă.

Rolurile concrete trebuie stabilite legal și documentate, iar persoanele cu atribuții PSI trebuie să poată menține documentele corelate cu activitatea reală.

Checklist: verificarea dosarului PSI în 2026

1. Organizare
   • sunt stabilite responsabilitățile?
   • documentele corespund structurii actuale?
2. Instrucțiuni
   • sunt specifice activității?
   • au fost actualizate după modificări?
3. Instruire
   • este organizată?
   • există fișele și evidențele aplicabile?
4. Foc deschis și fumat
   • sunt reglementate?
   • există evidența permiselor unde este cazul?
5. Planuri
   • există doar planurile care sunt realmente necesare?
   • corespund situației actuale?
6. Instalații și mijloace PSI
   • există documentele tehnice aplicabile?
   • sunt urmărite termenele de mentenanță/verificare?
7. Avize/autorizații
   • dacă sunt necesare, există documentele corespunzătoare?
   • situația spațiului mai corespunde condițiilor inițiale?
8. Controale și exerciții
   • sunt păstrate evidențele aplicabile?
   • măsurile stabilite au fost închise/documentate?
9. Concordanță cu terenul
   • documentele descriu spațiul și activitatea reală?
   • nu există documente copiate de la alt obiectiv care nu au legătură cu firma?

Lista este orientativă. Documentația concretă se stabilește pentru fiecare obiectiv în funcție de obligațiile legale aplicabile.

Întrebări frecvente

Orice firmă trebuie să aibă același dosar PSI?

Nu. Legislația stabilește documente și evidențe diferite în funcție de categoria operatorului economic și de obligațiile aplicabile activității și obiectivului. Nu există o listă universală identică pentru orice SRL.

Este obligatoriu un biblioraft numit „Dosar PSI”?

Obligatorii sunt documentele, evidențele și măsurile prevăzute de legislație pentru situația concretă a firmei. „Dosar PSI” este denumirea practică folosită pentru organizarea acestora.

Orice firmă trebuie să aibă scenariu de securitate la incendiu?

Nu. Scenariul de securitate la incendiu este documentație tehnică necesară în situațiile prevăzute de reglementările aplicabile construcției sau amenajării. Nu este un document universal pentru orice societate comercială.

Orice firmă trebuie să aibă plan de evacuare?

Nu conform unei reguli universale bazate doar pe existența firmei. Normele generale stabilesc situații în funcție de numărul persoanelor și destinația spațiilor, iar unele domenii pot avea reguli specifice.

Când trebuie actualizat dosarul PSI?

Documentele se actualizează atunci când se modifică actele normative sau reglementările tehnice relevante, personalul cu atribuții, construcția, instalațiile ori specificul activității și ori de câte ori condițiile reale impun actualizarea documentelor aplicabile.

Dacă am puțini angajați înseamnă că nu am obligații PSI?

Nu. Numărul de salariați influențează structura unor documente, dar nu elimină obligațiile generale de apărare împotriva incendiilor și nici cerințele specifice care pot rezulta din activitate, clădire sau instalații.

Restul resurselor despre apărarea împotriva incendiilor le găsești în toate ghidurile PSI.